Büro Deutscher Nachhaltigkeitskodex (DNK)

Sie brauchen zunächst ein Mandat der Geschäftsführung. Bilden Sie dann ein Team, dessen Zusammensetzung die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens gut abbildet. Dem Team sollten die Wissens- und Verantwortungsträger der Unternehmensbereiche angehören. Wenn Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen schon in dieser Phase einbeziehen, gewinnt das Thema Stärke und Relevanz.
Klären Sie, ob Sie den DNK auch nutzen wollen, um nach dem CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz und/oder zum Nationalen Aktionsplan Wirtschaft und Menschenrechte und/oder zur EU-Taxonomie zu berichten.

Gehen Sie gemeinsam die 20 DNK-Kriterien und Leistungsindikatoren durch. Stellen Sie fest, zu welchen Kriterien Ihnen schon Informationen vorliegen oder gegebenenfalls fehlen. Sofern Sie noch keine Strategie(n) bzw. Konzepte festgelegt haben, arbeiten Sie gemeinsam heraus, welche Nachhaltigkeitsaspekte für die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens wesentlich sind und welche ökonomischen, ökologischen und sozialen Auswirkungen Ihre Geschäftstätigkeit hat. Das können Sie zum Beispiel durch eine Wesentlichkeitsanalyse herausarbeiten. Als Orientierung kann die den DNK-Kriterien zugeordneten Checkliste dienen. Indem Sie die Perspektive Ihrer Stakeholder mit einbeziehen, schaffen Sie eine breite Basis für den Berichtsprozess. Legen Sie schließlich im Team fest, wer für welche Kriterien verantwortlich ist und bis wann Daten und Texte geliefert werden müssen.

Sollten Sie planen, den DNK gleichzeitig zu nutzen, um im Sinne des CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz, der EU-Taxonomie oder auch zum Nationalen Aktionsplan Menschenrechte zu berichten, beziehen Sie die zusätzlichen Fragen und Aspekte mit in Ihre Datensammlung ein.

Tragen Sie alle verfügbaren quantitativen und qualitativen Informationen für die jeweiligen Kriterien zusammen. Erarbeiten und beschreiben Sie die Leistungsindikatoren, nach denen Sie steuern und mit denen Sie die Zielerreichung messen. Der DNK hat keine eigenen Leistungsindikatoren entwickelt, sondern nutzt international etablierte Berichtsstandards. Treffen Sie hierfür eine Entscheidung, ob Sie die Leistungsindikatoren der Global Reporting Initiative (GRI SRS) oder der European Federation of Financial Analysts Societies (EFFAS KPIs for ESG) heranziehen möchten. Erstellen Sie zu jedem Kriterium der Erklärung einen Text (Orientierungswert: 500 bis 3000 Zeichen pro Kriterium).

In diesen Texten berichten Sie vollständig zu den abgefragten Aspekten ("comply") bzw. erläutern, warum Daten oder Konzepte nicht dargestellt werden ("explain"). Tipp: Zur Erstellung der Textversion können Sie ein Template nutzen, dass Ihnen nach der Registrierung im Downloadbereich zur Verfügung steht. Lassen Sie diese Texte und Daten anschließend von der Geschäftsführung freigeben. Hilfestellung bieten außerdem die DNK-Checkliste sowie der DNK-Leitfaden.

Zusätzlich sind branchenspezifische Ergänzungen veröffentlicht.

Übertragen Sie alle zuvor gesammelten Informationen zu den Kriterien (Daten, Texte und Indikatoren) in die DNK-Datenbank. Dazu steht Ihnen für jedes Kriterium ein Eingabefeld zur Verfügung, in dem Sie Ihre Texte und Daten editieren können. Den Status Ihrer Erklärung können Sie über den Reiter „Status Ihres Profils“ einsehen. Sobald alle Eingabefelder ausgefüllt sind, senden Sie die Erklärung per Klick auf den Button "Erklärung einreichen" im Bereich „Status Ihres Profils“ an das Büro Deutscher Nachhaltigkeitskodex. Dieser Button erscheint erst, wenn Ihre DNK-Erklärung zu 95 Prozent ausgefüllt ist. Die Prüfung auf formale Vollständigkeit erfolgt anhand der DNK-Checkliste zu den jeweiligen Kriterien und Indikatoren im Sinne von "comply or exlain" innerhalb von zwei bis drei Wochen. Sofern noch Inhalte fehlen, erhalten Sie eine schriftliche Rückmeldung über die Datenbank. Nach erfolgreicher Durchsicht durch das Büro Deutscher Nachhaltigkeitskodex veröffentlichen Sie Ihre DNK-Erklärung in der Datenbank und Ihr Unternehmen erhält das Anwender-Signet für das jeweilige Berichtsjahr.

Berichtspflichtige Unternehmen haben in diesem Zusammenhang die Prüfungsaufgabe des Aufsichtsrates zu beachten.

Nutzen Sie die Erklärung nun für Ihre Unternehmenskommunikation. Das DNK-Signet können Sie nach der formalen Prüfung durch das DNK-Team z. B. auf Ihrer Website, in Broschüren oder in Ihren Mailverkehr einbinden. Sie können eine Pressemitteilung herausgeben oder Ihre Kunden bzw. Auftraggeber und Lieferanten persönlich über die Erklärung informieren. Darüber hinaus ist der Export in andere Dateiformate möglich, so dass die DNK-Erklärung Grundlage eines integrierten Berichtes, eines Nachhaltigkeitsberichtes, einer separaten nichtfinanziellen Erklärung oder anderer Kommunikationsmedien werden kann.

Wir möchten Sie außerdem gerne ermutigen, Ihre Erklärung auch auf Englisch abzugeben. Dies ist besonders für Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnern interessant, aber auch, um auf europäischer Ebene im Rahmen der EU-Berichtspflicht zu nichtfinanziellen Informationen sichtbar zu werden. Sie unterstützen damit das Anliegen des Nachhaltigkeitsrates, den Nachhaltigkeitskodex als europäischen Mindeststandard zu positionieren. Pflegen Sie dazu einfach die übersetzte Erklärung in der Datenbank zum gleichen Berichtsjahr ein, wir veröffentlichen diese dann umgehend nach stichprobenartiger Prüfung.

Anwender, die nach der CSR-Berichterstattung mit dem DNK als Rahmenwerk den nächsten Schritt mit einem Rating gehen wollen, möchten wir an dieser Stelle auf den gemeinsamen Leitfaden von DNK und EcoVadis aufmerksam machen. Die Abdeckung von CSR-Themen zwischen dem Nachhaltigkeitskodex als Transparenzstandard und dem EcoVadis-Rating überschneidet sich zum Großteil. Das bedeutet für die Nutzer beider Systeme einen geringen Mehraufwand, will ein Unternehmen von der Berichterstattung zu einem aktiven Lieferkettenmanagement gehen oder vice versa.